Workplace Digital: la base digital de tu empresa, implementada y operada.
Dominio corporativo, correo con continuidad y colaboración en orden: configurados correctamente desde el inicio y administrados de forma continua. Las licencias van incluidas — y también el diseño del entorno, la implementación y la operación mensual que hace que todo funcione.
- ✓Configuración correcta desde el principio: DNS, MFA, estructura documental y accesos por rol — no por improvisación.
- ✓Operación mensual incluida: altas, bajas, incidencias y continuidad, sin que tu empresa tenga que resolver la infraestructura internamente.
- ✓Compatible con Microsoft 365 y Google Workspace, según el ecosistema de tu empresa.
Cuéntanos cómo está organizado hoy el correo y los archivos de tu empresa. Con eso empezamos.
¿Este servicio es para ti?
Es para ti si:
- ✓Tu empresa usa correos personales (Gmail, Hotmail, Yahoo) para comunicación comercial, y eso implica que la imagen y la información del negocio viven en cuentas que no controlas.
- ✓Los archivos del negocio están dispersos: PCs individuales, WhatsApp, USB o carpetas sin orden ni permisos definidos.
- ✓Tienes Microsoft 365 o Google Workspace, pero nunca nadie lo configuró correctamente: las licencias están, pero el entorno no funciona como debería.
- ✓No tienes dominio corporativo, o lo tienes sin correo corporativo activo.
- ✓Cuando alguien sale de la empresa, sus correos y archivos se van con ellos — sin proceso formal de recuperación.
No es para ti si:
- ✕Ya tienes un entorno Microsoft 365 o Google Workspace bien configurado, con MFA activo, estructura documental en orden y operación formal. (Si quieres auditarlo o ampliarlo, conversemos.)
- ✕Lo que necesitas es automatizar procesos, implementar IA o construir un sistema propio. (Eso es IA Operativa + Automatización o Software a Medida.) → IA Operativa
¿Cuál es tu situación hoy?
Hay dos puntos de partida frecuentes. El proceso de implementación se adapta a cuál describe mejor a tu empresa.
Sin infraestructura corporativa real
No existe un entorno digital corporativo formal. El correo es en cuentas personales o genéricas, los archivos están dispersos en dispositivos individuales o plataformas sin control, y no hay una política definida de accesos. El negocio funciona mientras las personas están — cuando alguien sale, se llevan parte del negocio con ellas.
Señales de que este es tu caso
- •El correo de la empresa es @gmail.com, @hotmail.com o similar — o cada persona usa su correo personal.
- •Los documentos viven en el PC de alguien, en un WhatsApp o en una carpeta de Dropbox personal que la empresa no controla.
- •No hay una política de accesos: todos tienen acceso a todo, o nadie tiene acceso a nada en particular.
- •Cuando un empleado sale, no hay un proceso para recuperar cuentas ni asegurar que los archivos queden dentro de la empresa.
Algo implementado, pero sin estructura
Existe un dominio y posiblemente un Microsoft 365 o Google Workspace, pero la implementación fue mínima o incorrecta. Las licencias están compradas y subutilizadas, el correo tiene problemas de entregabilidad, no hay MFA activo, la estructura documental no existe o es un caos, y la “administración” la hace alguien interno que sabe algo de tecnología pero no tiene el tiempo ni el rol para hacerlo bien.
Señales de que este es tu caso
- •Tienes Microsoft 365 pero el equipo sigue usando Gmail por costumbre, o tus correos llegan a spam.
- •El DNS del dominio está a medias: nadie sabe con certeza si SPF, DKIM o DMARC están bien configurados.
- •SharePoint u OneDrive tiene archivos dispersos, sin estructura por área ni permisos definidos por rol.
- •No hay MFA activado ni política de contraseñas formal.
- •No sabes con precisión quién tiene acceso a qué dentro de tu propio entorno.
En ambas situaciones, el primer paso es el mismo: un diagnóstico que establece qué existe, qué está mal configurado y qué hay que implementar desde cero. Con eso definimos el alcance real — sin asumir.
Lo que implementamos y operamos.
Tres componentes que forman un solo entorno. No se implementan por separado — funcionan juntos o no funcionan bien.
Dominio e Identidad Corporativa
Qué incluye
Registro o gestión del dominio. Configuración completa de registros DNS: MX para que el correo llegue, SPF y DKIM para que no salga como spam, DMARC para que nadie pueda suplantar tu identidad. Administración continua: renovaciones, cambios de configuración, auditoría de registros.
Por qué importa
Un correo corporativo sin los registros DNS correctos no llega a destino, va a spam o puede ser suplantado por terceros. La identidad digital de tu empresa empieza aquí — y la mayoría de implementaciones básicas dejan esta parte a medias.
Correo Corporativo con Continuidad
Qué incluye
Correo con tu dominio para todos los usuarios. Alta y baja formal de cuentas, alias y grupos. MFA (autenticación de múltiples factores) activado como estándar de seguridad — no como opción. Controles de recuperación de cuentas. Backup y retención como práctica continua de operación.
Optimización de licencias y buzones compartidos
No toda función dentro de tu empresa necesita una licencia individual. Para roles departamentales — contabilidad, ventas, soporte, administración — configuramos buzones compartidos: un correo central por área (contabilidad@tuempresa.com, ventas@tuempresa.com) al que acceden las personas autorizadas sin que cada una requiera una licencia adicional. Cuando alguien sale del equipo, se retira su acceso individual — el buzón del área, su historial y su dirección siguen intactos para el equipo y para tus contactos externos. No hay que cambiar correos, no se pierde el hilo, y el costo está optimizado.
Por qué importa
El correo corporativo no es solo tener una casilla con tu nombre. Es que la empresa controle esas cuentas — que cuando alguien salga, el correo quede, los archivos queden y el acceso se cierre de forma ordenada. Sin eso, cada empleado que sale se lleva una parte de la historia de tu negocio.
Oficina Digital (colaboración y archivos como sistema)
Qué incluye
Estructura documental diseñada para tu empresa: qué va en repositorios personales, qué en espacios compartidos por área, qué en espacios de acceso general. Permisos configurados por rol. Canales de colaboración (Teams o equivalente) con estructura y prácticas mínimas de uso. Guía práctica de adopción — no una academia, una referencia aplicada para que el equipo use el entorno correctamente desde el inicio.
Por qué importa
Los archivos dispersos en PCs individuales no son el archivo de la empresa — son el archivo de esa persona. Cuando sale, el archivo se va. La oficina digital es donde vive la información operativa de tu empresa, con el control y la continuidad que le corresponden.
Lo que incluye cualquier implementación, sin excepción
Independientemente del tamaño o complejidad del proyecto:
- •Diagnóstico inicial del estado actual del entorno.
- •Configuración DNS completa (MX, SPF, DKIM, DMARC) y verificada.
- •MFA activado para todos los usuarios — estándar, no opcional.
- •Estructura documental básica por área con permisos por rol.
- •Proceso definido y documentado para altas y bajas de usuarios.
- •Guía práctica de adopción para el equipo.
- •Soporte mensual de incidencias operativas.
- •Operación continua administrada por Smartbiz365.
El servicio se implementa con Microsoft 365 o Google Workspace, según el ecosistema de tu empresa. En entornos empresariales, Microsoft 365 es más frecuente por su integración con Office, correo, SharePoint y Teams. Si tu empresa ya opera en Google Workspace o prefiere ese ecosistema, se implementa con el mismo estándar de gobernanza.
Lo que este servicio no es.
Hardware y red local
Computadoras, impresoras, routers, cableado y teléfonos quedan fuera del alcance. Si tienes requerimientos de infraestructura física o red local, te orientamos hacia quién puede resolverlo.
Capacitaciones masivas
La implementación incluye una guía práctica de adopción y soporte operativo continuo. Capacitaciones extendidas tipo academia para equipos grandes se cotizan aparte según el caso.
Seguridad avanzada
MDM, Intune, DLP, gestión de endpoint y niveles avanzados de seguridad corporativa se cotizan como add-on adicional — no están incluidos en el plan base. Si tu empresa lo requiere, está disponible.
Desarrollo e integraciones
Power Apps, Power Automate, Power BI, integraciones con sistemas externos y desarrollo de software propio no forman parte de este servicio.
Para eso existe IA Operativa + Automatización o Software a Medida. → IA Operativa | Software a Medida
Administración de entornos sin estándar
No tomamos la administración de entornos configurados de forma improvisada sin proceso previo de diagnóstico. Si ya tienes algo implementado, empezamos ahí — el diagnóstico define qué se puede tomar como está y qué hay que reconfigurar.
Cómo se implementa.
Cuatro fases. Cada una tiene un entregable concreto. No pasamos a la siguiente sin verificar la anterior.
Diagnóstico
Revisamos el estado actual: qué existe, qué está bien configurado, qué está mal y qué hay que construir desde cero. Si hay dominio, auditamos los registros. Si hay correo, revisamos la configuración y la entregabilidad. Si hay herramientas de colaboración, auditamos permisos y estructura documental. El diagnóstico define el alcance real de la implementación — sin suponer.
Entregable: Informe de estado actual + plan de implementación acordado con alcance y tiempos.
Configuración y Setup
Configuración del tenant y el dominio. Registros DNS completos y verificados. Alta de usuarios con permisos y roles definidos. Activación de MFA para todos. Estructura documental inicial por área. Configuración de backup y retención como estándar.
Entregable: Entorno configurado y verificado. Checklist de setup con cada ítem activado y confirmado.
Activación y Adopción
Migración de correos existentes si aplica. Activación del entorno con los usuarios reales. Entrega de la guía práctica de adopción. Verificación de que todo funciona correctamente antes de declarar el setup completo. Tu equipo empieza a operar en el entorno nuevo con una referencia clara de cómo usarlo.
Entregable: Entorno en operación real + guía de adopción entregada al equipo.
Operación Mensual
Soporte de incidencias operativas del entorno: correo, accesos, permisos. Altas y bajas formales de usuarios con proceso controlado. Cambios básicos de configuración según necesidad. Monitoreo de continuidad. Administración del dominio: renovaciones, auditoría periódica de registros.
Entregable: Operación continua con Smartbiz365 como responsable del entorno. Registro de cambios cuando aplica.
Lo que necesitas de tu lado
- •Acceso al panel de administración del dominio, o disponibilidad para gestionar el traspaso.
- •Listado de usuarios con sus roles básicos dentro de la empresa.
- •Definición de áreas y qué tipo de información maneja cada una.
- •Disponibilidad del equipo para la sesión de activación y adopción.
El diagnóstico nos da el resto — no necesitas tener todo claro antes de empezar.
Implementaciones pequeñas (hasta 10 usuarios, desde cero): 3–4 días hábiles. Con migración de correos o datos existentes: hasta 1 semana. Implementaciones medianas (10–40 usuarios): 1–2 semanas. Entornos complejos con migración, múltiples configuraciones o datos previos: definido en el diagnóstico. Los tiempos asumen acceso al dominio y disponibilidad del equipo en los momentos clave — si falta alguno, el calendario se ajusta.
Adicionales disponibles según lo que tu empresa necesite.
No todos los proyectos los requieren. Se activan cuando aportan valor real — no por defecto.
Seguridad avanzada (MDM / Intune / DLP)
Control de dispositivos, prevención de pérdida de datos y políticas de endpoint para empresas con requisitos de seguridad corporativa más estrictos.
Backup / retención ampliada
Para empresas con requerimientos de retención de datos por encima del estándar incluido — por política interna o normativa.
Firma electrónica
Para empresas que necesitan firmar documentos digitalmente con validez legal.
Gestor de contraseñas corporativo
Administración centralizada de accesos del equipo — reduce el riesgo de contraseñas débiles o compartidas.
Antivirus / protección de endpoints
Para empresas que no tienen solución activa de protección en dispositivos.
Licencias adicionales
Microsoft 365 o Google Workspace según el plan elegido y el número de usuarios.
Licenciamiento Windows
Para equipos que requieren sistema operativo corporativo con licenciamiento formal.
Los adicionales se identifican en el diagnóstico o se activan durante la operación mensual según lo que cambia en tu empresa. No son obligatorios ni se incluyen por defecto — solo cuando tienen sentido para tu caso.
Lo que cambia, en términos concretos.
Dos patrones frecuentes. El antes y el después en la operación real de la empresa.
Los siguientes ejemplos son representativos. El alcance de tu implementación se define en el diagnóstico, según lo que existe hoy y lo que tu empresa necesita.
De correos personales a entorno corporativo completo
Situación
Una empresa con 12 personas opera con correos personales en Gmail. Los archivos del negocio viven en WhatsApp y en el PC de la persona que los creó. No hay control de accesos: cuando alguien sale, se lleva su correo, sus archivos y parte de la historia del negocio. No hay forma de recuperarlo.
Después de Workplace Digital
Correo corporativo con dominio propio para todos los usuarios. MFA activo. Archivos en una estructura compartida con permisos por área. Proceso formal de alta y baja de usuarios. Cuando alguien sale, la empresa mantiene los correos y los archivos — el acceso se cierra de forma ordenada, sin perder información ni quedarse con cuentas abiertas.
De licencias compradas a entorno que funciona
Situación
Una empresa compró Microsoft 365 hace dos años. El correo funciona, pero los registros DNS están incompletos — algunos correos llegan a spam. SharePoint tiene archivos dispersos sin estructura. No hay MFA. El "administrador" es alguien interno que lo atiende cuando puede, pero no hay una configuración formal ni un proceso para gestionar los cambios.
Después de Workplace Digital
Registros DNS completos y verificados. MFA activo para todos. Estructura documental limpia en SharePoint con permisos por rol. Administración formal: Smartbiz365 es el responsable operativo del entorno. La empresa sabe quién administra, qué está configurado, qué soporte tiene y qué pasa cuando algo falla.
Lo que siempre es igual es el proceso: diagnóstico primero, configuración correcta, activación con el equipo y operación continua con un responsable que no desaparece.
Inversión y modelo de servicio.
Publicamos el precio de referencia para que llegues a la conversación con claridad. El costo exacto se define en el diagnóstico.
Diagnóstico, configuración e implementación
Depende del tamaño y complejidad
Cubre el diagnóstico inicial, la configuración completa del entorno (dominio, DNS, usuarios, estructura documental, MFA, backup), la activación con el equipo y la guía práctica de adopción. En implementaciones pequeñas (pocos usuarios, entorno sin datos previos), el setup puede integrarse dentro de los primeros meses de mensualidad. En implementaciones más grandes o con migración de datos, el setup tiene su propio valor según la carga de configuración.
Administración y soporte continuo
Desde $5,50 USD / usuario / mes + IVA
Incluye la operación mensual del entorno: soporte de incidencias operativas, altas y bajas de usuarios con proceso formal, cambios básicos de configuración, monitoreo de continuidad y administración del dominio. El plan es la base — los add-ons se activan encima si tu empresa los necesita.
Modalidad recomendada — Compromiso anual con pago mensual
El precio por usuario es más eficiente porque este servicio está diseñado para quedarse. Una vez que tu empresa tiene correo corporativo, estructura documental y MFA operando, no hay razón para desactivarlo.
Modalidad alternativa — Compromiso mensual con pago mensual: disponible si prefieres iniciar con más flexibilidad. El precio por usuario es levemente superior, porque la opción de salir en cualquier mes tiene un costo — igual que ocurre con Microsoft directamente. Puedes migrar al compromiso anual en cualquier momento; el ajuste aplica al inicio del siguiente ciclo.
Cuéntanos qué tienes hoy y dónde están los problemas. El diagnóstico es el primer paso.
Preguntas frecuentes sobre Workplace Digital.
No es solo licencias. El servicio cubre la implementación completa del entorno — diagnóstico, configuración, activación, adopción — y la operación mensual continua. Las licencias de Microsoft 365 o Google Workspace se gestionan dentro del plan que administramos. No te entregamos un acceso y desaparecemos: nos hacemos responsables de que el entorno funcione mes a mes.
El soporte mensual cubre incidencias operativas del entorno: correo que no llega, accesos bloqueados, permisos que necesitan ajuste, cambios básicos de configuración. También incluye altas y bajas formales de usuarios — con proceso controlado, no informal. No incluye desarrollo, integraciones con sistemas externos ni capacitaciones extendidas.
Ese es exactamente uno de los problemas que este servicio resuelve. Con un entorno administrado correctamente: el correo de quien sale queda bajo control de la empresa, los archivos compartidos están en los repositorios del entorno (no en su PC), y la baja se gestiona formalmente — el acceso se cierra de forma ordenada, sin que información quede expuesta ni cuentas abiertas.
Sí. El servicio es compatible con Microsoft 365 y Google Workspace. En entornos empresariales, Microsoft 365 es más frecuente por su ecosistema (Office, SharePoint, Teams, correo), pero si tu empresa ya opera en Google o prefiere ese ecosistema, se implementa con el mismo estándar de gobernanza y continuidad.
La modalidad recomendada es compromiso anual con pago mensual: pagas mes a mes, pero con un plazo de 12 meses. El precio por usuario es más eficiente porque el servicio está diseñado para mantenerse — cuando una empresa migra a correo corporativo con estructura y MFA, no vuelve atrás. Es la misma lógica con la que Microsoft presenta sus planes: el compromiso anual con pago mensual es su opción principal. Si prefieres iniciar con compromiso mensual (sin plazo fijo), también está disponible. El precio por usuario es levemente superior por la flexibilidad de salir en cualquier mes. Puedes migrar al compromiso anual en el momento que quieras — el ajuste aplica al inicio del siguiente ciclo de facturación.
Sí. Backup y retención están incluidos como estándar operativo — no son una opción ni un extra. Si tu empresa requiere retención ampliada por políticas internas o requisitos normativos, eso se puede activar como add-on.
Sí. Operamos como CSP (Cloud Solution Provider) de Microsoft, lo que nos permite gestionar licencias directamente y acceder al ecosistema de soporte técnico de Microsoft. Lo relevante para tu empresa: hay un responsable técnico formal con acceso al entorno — no un administrador improvisado que lo atiende cuando puede.
Lo revisamos en el diagnóstico. Según el estado del entorno, definimos qué puede quedar como está y qué necesita reconfiguración. El traspaso de administración al esquema CSP se gestiona en ese proceso. No asumimos que porque las licencias están activas el entorno está bien configurado — eso lo verificamos.
Sí, y es una evolución natural. Workplace Digital deja el entorno con la estructura y la gobernanza correctas: SharePoint ordenado por área, permisos definidos por rol, correo y colaboración funcionando con estándar. Si después implementamos IA Operativa, esa base ya está lista — Bases de Conocimiento sobre una estructura documental real, canales de comunicación disponibles, accesos controlados. El entorno que dejamos no se construyó solo para hoy.
Nuestra sede está en Ecuador. Operamos de forma remota para empresas en toda América Latina. La implementación, el diagnóstico y el soporte mensual se gestionan 100% de forma digital.
¿Tu empresa sigue operando con correos personales?
El primer paso es el diagnóstico. En esa conversación revisamos qué existe hoy, qué necesita cambiarse y qué podemos implementar — antes de comprometer nada. Sin asumir, sin presupuestar a ciegas.
Cuéntanos cómo están organizados hoy el correo y los archivos de tu empresa. Con eso empezamos.